1. Définir clairement vos objectifs pour choisir le(s) bons évènement(s) professionnel(s)

2. Choisir un stand et travailler votre offre

3. Planifier des actions de communication avant et pendant l’événement

4. Préparer une équipe compétente, motivée et éditer tous les documents nécessaires pour le jour J

5. Assurez le jour J

6. Optimiser l’après le salon

Votre stand est votre vitrine. Assurez-vous qu’il soit professionnel, accrocheur et reflète l’identité de votre hôtel.

Choisir un stand et travailler votre offre sont deux aspects essentiels de la préparation d’une participation à un salon BtoB en tant qu’hôtelier. Voici quelques informations plus détaillées sur ces étapes importantes :

👉 Choisir un stand :

• • Emplacement stratégique : L’emplacement de votre stand est crucial. Optez pour un emplacement stratégique qui vous permet d’être visible et d’attirer l’attention des visiteurs. Les stands près de l’entrée, des allées principales ou à proximité des stands de partenaires complémentaires peuvent être particulièrement avantageux.

• • Taille du stand : Choisissez une taille de stand qui correspond à vos besoins et à votre budget. Un stand plus grand peut offrir plus d’espace pour présenter votre offre de manière attrayante, mais assurez-vous de l’utiliser efficacement et ne pas avoir « les yeux plus gros que le ventre » 😉

• • Conception du stand : La conception de votre stand doit refléter votre marque et votre offre. Si vous avez le budget, engagez un designer professionnel pour créer un stand attrayant qui attire l’attention des visiteurs. Mais du bon sens et un brin de créativité sont souvent suffisant.

• • Équipement et matériel : Assurez-vous d’avoir tout l’équipement et le matériel nécessaires pour l’aménagement du stand : éclairage, assez de puissance électrique, des rallonges, des prises supplémentaires, des tables, des chaises, un frigo (pour pouvoir offrir des boissons fraiches à vos visiteurs et également avoir de l’eau fraiche pour vos équipes)

• • Démonstrations en direct : Si cela est pertinent, rien ne vaut une visite virtuelle de votre hôtel et des espaces de réunion pour convaincre les clients potentiels. Ce qui est également apprécié par les clients c’est la visibilité en direct de vos disponibilités. Cela vous permet de répondre très rapidement à un client qui vient avec une demande précise

• • Offres spéciales : Proposez des offres spéciales ou des avantages exclusifs aux visiteurs du salon qui réservent ou qui viennent vous voir avec une demande intéressante. Cela peut stimuler les ventes immédiates. Exemple -10% sur les nouvelles demandes faites sur le salon, ou la location de la salle offerte si confirmation de la demande à J+10 de la fin du salon. Attention cependant à bien notifier que les remises ou offres spéciales ne sont valables que pour les NOUVELLES demandes faites SUR LES DATES du SALON et sur une période précise de réalisation de l’évènement . En effet vous pouvez avoir la visite d’un de vos clients qui à une demande en cours sur votre hôtel ou qui à déjà réservé et qui souhaiterait profiter de l’offre. 😉

• • Documentation complète : Préparez une documentation complète sur votre offre, y compris les tarifs, les configurations de salles, les équipements, les services, etc., que vous pouvez remettre aux visiteurs intéressés.

La communication en amont de la participation à un salon professionnel revêt une importance capitale pour plusieurs raisons essentielles :

1. Visibilité accrue : Annoncer votre participation à un salon professionnel génère une visibilité anticipée. Cela permet aux visiteurs potentiels de noter votre présence à l’événement et d’inclure dans leur liste de visites à ne pas manquer.
2. Attirer l’attention : En communiquant sur votre participation, vous pouvez susciter l’intérêt en mettant en avant vos produits, services ou offres spéciales que vous présenterez au salon.
3. Planification des rendez-vous : La communication préalable offre aux visiteurs la possibilité de prendre rendez-vous avec votre équipe pendant le salon. Cela vous permet d’organiser votre emploi du temps à l’avance et de garantir des rencontres de qualité.
4. Renforcer votre image de marque : L’annonce de votre participation à un salon professionnel renforce votre réputation et positionne votre entreprise en tant qu’acteur sérieux et engagé.
5. Encourager la participation des clients existants : Informez vos clients actuels de votre présence au salon pour les inciter à venir vous rendre visite. C’est une opportunité de renforcer les liens avec eux et de recueillir leurs commentaires en direct.
6. Optimisation du ROI : Une communication efficace avant le salon peut augmenter le nombre de visiteurs sur votre stand. Cela contribue à maximiser le retour sur investissement de votre participation.

Les actions de communication doivent commencer bien avant l’évènement (6 à 10 semaines en amont) et vous devez utiliser l’ensemble des canaux à votre disposition pour communiquer sur votre participation en tant qu’exposant : Emails, réseaux sociaux, newsletters, signature d’email, bouche à oreille…C’est un temps fort dans la vie de votre hôtel alors boostez votre communication.

Et surtout, continuez à alimenter vos comptes de médias sociaux avec des mises à jour en temps réel depuis l’événement. Cela vous permettra de capter un maximum de visiteurs.

L’engagement actif et la capacité à établir des relations avec les visiteurs sont des compétences clés pour maximiser l’impact de votre stand lors d’un salon professionnel.

Une équipe bien formée et proactive peut non seulement générer des leads de qualité, mais aussi créer des relations durables avec les clients potentiels.

Souvent les personnes présentes sur les salons ne sont là que pour faire de la présence et/ou ne sont pas commerciaux.

Pourtant un de vos objectif est de pouvoir récolter un maximum de contact et d’opportunités. Mais pas n’importe quels contacts et de VRAIES opportunités.

Et sur un salon la qualification d’un contact ou d’un lead doit se faire plus rapidement que dans le quotidien.

Vos équipes ne sont pas là pour papoter avec des collègues ou écouter un visiteur vous raconter ses dernières vacances. Même si l’échange et l’écoute sont importants, ne vous laissez pas avoir par ces personnes qui viennent vous voir uniquement pour « grignoter », boire un coup ou récupérer vos goodies. Vous ou vos équipe devez être capable de reconnaitre un VRAI prospect.

Pour cela, investissez dans la formation de votre équipe pour qu’elle soit à l’aise lors de l’événement.

Préparez-les à répondre aux questions et à gérer les objections.

Préparez les à qualifier une demande.  Un script de qualification bien travaillé en amont, permet de ne pas oublier des questions importantes dans « l’euphorie » du moment.

Encouragez-les à poser des questions ouvertes pour comprendre les besoins des visiteurs avant de fournir des informations pertinentes sur vos produits ou services. Exemple : Pouvez vous me parler du dernier évènement que vous avez déjà organisé ? Pour vous, qu’est ce qui fait qu’un séminaire, qu’un évènement est une réussite ?

L’écoute active, la personnalisation et la réactivité sont essentielles pour susciter des discussions fructueuses et générer des leads de qualité

Leur motivation est également un facteur déterminant dans l’atteinte de vos objectifs que vous aurez bien évidemment communiquer en amont.

Par ailleurs, la préparation des documents nécessaires pour le jour J est une autre étape à ne pas négliger. Catalogues, brochures, cartes de visite, tout doit être prêt et en quantité suffisante.

Mais également un book de contact sur lequel vos équipes vont pouvoir prendre des notes, noter les coordonnées des visiteurs, agrafer la carte de visite…Ce book vous permettra de gérer au mieux l’après salon, de ne rien oublier. Le mieux est d’imprimer un book par personne présente.

N’oubliez pas de prévoir une boite avec stylos, agrafeuse, scotch, post it…😉

Le jour J est enfin arrivé ! Voici quelques conseils clés pour maximiser votre impact lors d’un salon professionnel :

• Engagez-vous activement : Allez au-devant des visiteurs, ne restez pas derrière votre stand. Soyez proactif et montrez votre implication pour inciter les visiteurs à s’engager à leur tour.
• Offrez des rafraîchissements et des gourmandises : Créez un espace accueillant en proposant des boissons rafraîchissantes et des en-cas. Cela encourage les visiteurs à s’arrêter et à engager la conversation. ATTENTION à ne pas perdre votre temps avec des visiteurs qui ne viennent que pour ca !
• Démarquez-vous : Cherchez des moyens de vous démarquer des autres exposants. Des animations originales, telles que des vidéos, des jeux ou des démonstrations, attirent l’attention et laissent une impression durable.
• Prenez des notes : Notez soigneusement les coordonnées des personnes que vous rencontrez sur le book prévu à cet effet. Établissez également une liste d’actions à entreprendre pour chaque prospect après le salon, comme l’envoi d’un devis ou de documentation. Ne comptez pas sur votre mémoire… vous allez rencontrer des dizaines de personnes, notez tout !
• Soyez curieux : N’hésitez pas à visiter les stands de vos concurrents. Cela peut vous donner des idées pour améliorer votre propre participation à un salon à l’avenir. Soyez attentif aux tendances de l’industrie et aux pratiques novatrices.

Après la fermeture des portes du salon, rien n’est joué ! Le quotidien va reprendre sa place, alors attention à ne pas négliger les actions post-salon :

• Réunion de débriefing : Organisez une réunion de débriefing avec votre équipe dès que possible après la fin du salon. Discutez des réussites et des domaines à améliorer. Identifiez ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être optimisé pour la prochaine édition.
• Analyse des leads : Passez en revue les contacts que vous avez collectés pendant le salon. Notez toutes les informations dans votre CRM. Classez-les en fonction de leur niveau d’intérêt et de leur potentiel. Identifiez les actions à entreprendre pour chaque lead, comme l’envoi de devis, de brochures ou le suivi des discussions.
• Suivi des actions : Assurez-vous que chaque action à mener suite au salon soit assignée à un membre de l’équipe et dotée d’un délai. Cela garantit que rien ne soit négligé et que les leads ne se refroidissent pas.
• Analyse des coûts et du retour sur investissement : Évaluez les coûts associés à votre participation au salon (stand, matériel, déplacement, etc.) par rapport aux bénéfices potentiels. Cela vous aide à mesurer le retour sur investissement de l’événement.
• Améliorations pour la prochaine édition : Utilisez les retours d’expérience de votre équipe pour planifier des améliorations pour la prochaine participation à un salon. Cela pourrait inclure des ajustements au stand, à la communication en amont, ou à la manière d’engager les visiteurs.
• Maintenez le contact : Contactez rapidement les personnes rencontrées au salon, en particulier celles présentant un potentiel commercial. Maintenez le contact par le biais d’e-mails, d’appels téléphoniques ou de réunions pour développer des relations et explorer de nouvelles opportunités.
• Suivi à long terme : Continuez à entretenir votre réseau en restant en contact avec les contacts que vous avez établis au salon. Partagez des actualités pertinentes, offrez des informations utiles et soyez attentif à leurs besoins.
• Évaluation globale : Réalisez une évaluation globale de votre participation au salon, y compris des indicateurs de performance clés. Cela vous aidera à prendre des décisions éclairées pour les futurs salons professionnels.

💡 L’efficacité de votre participation à un salon professionnel repose sur une planification méticuleuse, une exécution stratégique et un suivi rigoureux.

Chaque étape, de la préparation en amont à l’engagement des équipes le jour J, joue un rôle crucial dans le succès de cet événement.

L’objectif ultime à la participation d’un salon, est de créer des opportunités de prise de contact significatives, de collecter des leads qualifiés et de les convertir en réservations.

Je serais ravie de vous accompagner, vous et vos équipe tout au long du processus et contribuer à développer vos ventes.